Co można wliczyć w koszty firmowe?

Możliwość wliczania pewnych wydatków w koszty firmowe to niesamowicie wygodne rozwiązanie. Niektórzy przedsiębiorcy nie korzystają jednak z tego przywileju dobrze - decydujące znaczenie ma bowiem charakter wydatku oraz jego cel. Dowiedz się, co możesz wliczyć w koszty firmowe, a czego lepiej nie.

Koszty działalności gospodarczej, z którymi spotkasz się najczęściej

Koszty działalności gospodarczej to wydatki, z którymi ma się do czynienia już od samego początku prowadzenia działalności. Aby uruchomić biznes, należy w niego uprzednio zainwestować - i właśnie te zakupy są jednymi z pierwszych, które można wliczyć w koszty. Z definicji koszty uzyskania przychodu to takie wydatki, które poniesiono w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Szalenie istotne jest, aby wszystkie wydane pieniądze były udokumentowane paragonem i fakturą VAT. Wykazane na ich podstawie koszty działalności gospodarczej są podstawą do zmniejszenia wysokości podatku dochodowego, który przedsiębiorca musi zapłacić. Oto opłaty, które najczęściej są uznawane jako koszty działalności:

• koszty urzędowe,
• czynsz i wyposażenie biura,
• wartości niematerialne i prawne (np. licencje),
• rachunki za media i usługi telekomunikacyjne,
• wydatki na marketing i outsourcing,
• opłaty za prowadzenie rachunku bankowego firmy.

Wydatki osobiste a koszty firmowe

Wielu przedsiębiorców cieszy się na myśl o tym, że drobne osobiste wydatki będą mogły znajdować się w kosztach firmowych. Realia są jednak zupełnie inne - cel i charakter zakupionego przedmiotu musi być związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Urząd Skarbowy może - i bardzo często to robi - sprawdzić zasadność konkretnych punktów w firmowych wydatkach, która zależy oczywiście od rodzaju firmy. Jakie są więc inne koszty, które bez większego problemu można uzasadnić? Do tej grupy można zaliczyć między innymi ubrania (nie tylko odzież ochronną i uniformy, ale również garnitury i sukienki opatrzone logiem firmy, potrzebne do pracy), okulary korekcyjne dla pracowników, książki i szkolenia, środki transportu (te, którymi pracownik ma zamiar dojeżdżać do pracy), meble biurowe, komputery, drukarki, telefony, a także integracje firmowe.

Czego nie można wliczać w koszty?

Choć wydawać by się mogło, że w takim układzie koszty firmowe są bardzo szerokim zagadnieniem, to należy mieć na uwadze wydatki, których bez względu na charakter przedsiębiorstwa nie można w nie wliczyć. Są to między innymi koszty reprezentacji (np. obiad dla Klienta podczas spotkania), wydatki poniesione na nabycie gruntu, grzywny i kary pieniężne oraz składki ZUS na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz na fundusz pracy.

Koszty firmowe są dość skomplikowanym zagadnieniem, które nierzadko może spędzić sen z powiek. Warto mieć jednak na uwadze, iż w przypadku jakichkolwiek wątpliwości można zgłosić się do Urzędu Skarbowego z prośbą o wydanie indywidualnej interpretacji, na którą czeka się maksymalnie trzy miesiące. Jest to jednak dość długi okres, dlatego innym, równie dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z pomocy doświadczonego biura rachunkowego - takiego, jakim jest KFA Accounting.