Czy impreza integracyjna może być wliczona w kosztach firmy?

Wiele firm decyduje się na organizację imprez integracyjnych, mających na celu zacieśnienie relacji pomiędzy pracownikami a przełożonymi. Dzięki pozytywnemu środowisku pracy, osoby zatrudnione mogą poprawić swoją wydajność, a co za tym idzie – wpłynąć na zyski firmy. W poniższym artykule wyjaśniamy, jakie warunki konieczne muszą zostać spełnione, aby wydatki na organizację imprezy integracyjnej mogły zostać wliczone w koszty firmy.

Kiedy wydatki można wliczyć w koszty?

Dzięki odpowiednim przepisom prawa podatkowego firmy mogą zaliczać określone wydatki poniesione na organizację imprez integracyjnych do kosztów uzyskania przychodów. Istotne znaczenie ma jednak cel, w jakim zostały one poniesione – ważny jest związek przyczynowy, który zachodzi pomiędzy poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem lub możliwością powstania przychodu. Wydatek musi więc spełniać poniższe warunki:został poniesiony przez podatnika, czyli w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty ze środków stanowiących zasoby majątkowe podatnika, być definitywnym (rzeczywistym), czyli jego wartość nie może w żaden sposób zostać zwrócona podatnikowi,pozostawać związanym z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika, został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów, nie znajduje się w grupie wydatków, których uważa się za koszty uzyskania przychodów, został właściwie udokumentowany.

Wobec tego, jeśli wydatki pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, mogą one zostać wliczone w koszty firmy. Na podatniku spoczywa jednak obowiązek wykazania, że dane wydatki są związane z prowadzoną działalnością.

Zasady odliczenia podatku VAT

Ogólna zasada odliczenia podatku VAT mówi, że prawo to przysługuje danemu przedsiębiorcy w takim zakresie, w jakim poniesiony wydatek służył wykonaniu czynności opodatkowanych. Oznacza to, że jeśli w ramach prowadzonej działalności gospodarczej podatnik wykonuje wyłącznie czynności opodatkowane, to może całościowo odliczyć podatek VAT od wydatków poniesionych na organizację imprezy firmowej. Zasada ta rozumiana jest inaczej w przypadku przedsiębiorców wykonujących tzw. działalność mieszaną – mogą dokonać odliczenia podatku VAT, ale jedynie w odpowiednich proporcjach. Z kolei podatnicy zwolnieni z VAT, w ogóle nie posiadają prawa do odliczenia tego podatku.

Impreza dla pracowników a alkohol i osoby spoza firmy

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się tzw. kosztów reprezentacji, a więc wydatków poniesionych na usługi gastronomiczne czy zakup napojów, szczególnie alkoholowych. Według organów podatkowych, napoje alkoholowe nie są konieczne do zorganizowania imprezy dla pracowników, ponieważ nie przyczyniają się one do osiągnięcia przychodu lub zachowania jego źródła. Ponadto, jeśli w wydarzeniu biorą udział osoby spoza firmy, tzn. osoby towarzyszące lub kontrahenci, to również mamy do czynienia z reprezentacją, a więc wydatki poniesione na te osoby nie mogą zostać wliczone w koszty firmy. Niemożliwe może być jednak precyzyjne określenie kosztów poniesionych wyłącznie na pracowników, w związku z czym należy oszacować, jaka część wydatków będzie mogła zostać wliczona do kosztów uzyskania przychodów.

Wydatki na imprezę integracyjną mogą zostać wliczone w koszty firmy, jednak muszą one spełnić konkretne warunki, które określono w ustawodawstwie. Ponadto takie wydarzenie faktycznie musi mieć na celu integrację pracowników i poprawę atmosfery w pracy.